Surat dan Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae)

1. A. Arti dan fungsi Surat

Menurut KBBI “surat” adalah kertas dsb yang bertulis (dengan berbagai maksud), Secarik tanda atau keterangan dengan tanda atau keterangan; kartu, sesuatu yang tertulis; ditulis; tulisan.

            Sedangkan menurut istilah, surat memliki arti dan bentuk yang lebih luas,Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga jika ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

            Di zaman dahulu, surat – menyurat adalah hal yang eksklusif dan tak dapat digunakan oleh semua orang. Biasanya surat menyurat digunakan untuk mengirim dokumen dokumen penting kenegaraan. Seiring berkembangnya teknologi, manusia mulai dapat membangun sistem pos, disiniah fungsi surat makin meluas, surat menyurat dapat digunakan untuk kebutuhan korespondensi bisnis para pengusaha dan kebutuhan korespondensi pribadi, seperti bertukar pesan penting atau kabar pada keluarga atau kenalan yang bertempat tinggal jauh dari kita. Dewasa ini, korespondensi dapat dilakukan dalam jarak yang jauh dan relatif singkat. Apalagi dengan berkembangnya teknologi internet yang memunculkan banyak kemudahan dalam berkomuniksi, seperti surat elektronik (email), Short Message Service (SMS) dan aplikasi perpesanan popular lainnya seperti Whattsapp dan BlackBerry Message (BBM) yang selain dapat mengirim pesan secara cepat dan dengan biaya yang jauh lebih murah.

B. Syarat Surat Yang Baik

1.         Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar agar pokok masalah yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan jelas, diantaranya:

2.         Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.

3.         Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

4.         Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.

5.         Menggunakan kalimat efektif.

o          Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.

o          Ringkas : tegas dan mudah dipahami.

o          Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.

o          Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)

o          Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.

6.         Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.

7.         Memperhatikan dan menguasai format atau bentuk surat.

8.         Memperhatikan dan menguasai penulisan bagian-bagian surat.

9.         Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.

10.       Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.

o          Ukuran : Kwarto (21x29 cm)

o          Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.

o          Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.

11.       Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.

12.       Menggunakan bahasa baku.

C. Bahasa Surat

Untuk surat yang bersifat formal seperti surat niaga, dinas atau surat lamaran kerja atau surat yang bersifat resmi lainnya bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia. 

            Sedangkan untuk surat yang bersifat pribadi tak memiliki ketentuan yang terlalu terikat, hanya saja tetap harus menggunakan Bahasa yang jelas dan mudah dimengerti.

D. Bagian Bagian Surat

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi.

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

• Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

• Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
• Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
• Hal, berupa garis besar isi surat
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
• Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

• Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Contoh surat resmi:

                                           SMAN 8 Bandung

                                  Jalan Solontongan No.3 Bandung

Telp. 022-7304542 - Fax. 022-7304542

Nomor   : 04/SMAN8/10/2011                                               Bandung, 22 Oktober 2011

Lampiran: 1 (satu)

Hal     : Undangan

Yth. Orang tua siswa-siswi kelas XII
di tempat

Dengan hormat,

Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksud

mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut merupakan kunjungan ke laboratorium UPI.

Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Tanggal         : Sabtu, 5 November 2011

Pukul           : 08.00 s.d. 16.30

Tempat          : Laboratorium UPI

                  Jalan Setiabudi, Bandung

Dengan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami ucapkan terima kasih.

                                                                        Hormat saya,

Kepala Sekolah

                                                                             Ttd.

Dra. Hj. Erna Ratnasih-->

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa.Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas.

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

2. Daftar Riwayat Hidup atau Curriculum Vitae (CV)

Apakah itu CV?

CV atau Resume adalah sebuah dokumen yang menjelaskan secara ringkas mengenai siapa diri Anda, apa saja pencapaian yang telah Anda lakukan di masa lalu, bagaimana relevansi pengalaman Anda terhadap posisi pekerjaan yang dilamar, serta apakah Anda orang yang tepat atau tidak untuk dipilih diantara kandidat lainnya. Intinya, CV merupakan gambaran personifikasi diri dalam tulisan yang membentuk kesan pertama dan self branding atau bentuk pemasaran diri atas kemampuan yang dibutuhkan dalam posisi yang diinginkan pelamar.

Untuk apa CV dibuat?

CV atau Resume bagi Perusahaan yang membuka lowongan kerja adalah mempermudah mengevaluasi kompetensi dan bakat pelamar yang memiliki relevansi dengan apa yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.

CV atau Resume bagi Pelamar adalah mendeskripsikan kemampuan yang dimiliki dengan cara realistis dan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tingkat relevansinya tergantung dari teknik evaluasi yang dilakukan pelamar.Dari CV tersebut, bisa diprediksi kemampuan komunikasi, bekerjasama, konsistensi, semangat belajar, kreativitas dan kemampuan berpikir.

Bagaimana Membuat CV yang baik, Efektif dan Menarik?

1. Memenuhi kualifikasi dasar data data yang wajib dicantumkan pada CV, diantaranya:

• Data Pribadi

Bagian ini berisi nama, alamat, email, handphone dan identitas pribadi lainnya. Sangatlah penting bagi Anda untuk selalu mencantumkan nomor kontak atau email Anda karena itu adalah satu-satunya cara perusahaan yang merekrut bisa menghubungi Anda kembali jika sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.

• Pendidikan

Bagian ini menjelaskan mengenai latar belakang pendidikan dan hubungannya dengan pekerjaan yang dilamar.Cantumkan pendidikan dari SMU ke atas termasuk jika ada pendidikan non formal khusus yang Anda ikuti.

• Pengalaman Kerja

Bagian ini merupakan bagian yang paling sering diperhatikan oleh perusahaan yang merekrut.

Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas. Di bagian ini, rekruiter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian yang panjang. Oleh karena itu Anda harus menjelaskan secara detail apa yang Anda kerjakan, nama perusahaan tempat kerja sebelumnya, posisi Anda, dan pekerjaan yang Anda lakukan sehari-hari (job description).Informasi ini akan membantu memahami cakupan kerja yang dilakukan, keterampilan yang dimiliki serta bisa memperkirakan nilai tambah yang dimiliki seorang kandidat.

•  Keterampilan Yang Dimiliki

Dalam CV Anda, ada kalanya Anda perlu menjelaskan keterampilan apa saja yang Anda miliki sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Sebisa mungkin hindari penulisan keterampilan seperti : mampu berkomunikasi dengan baik, dapat bekerja dalam tim, cepat belajar hal yang baru. Penjelasan seperti itu tidak memberikan nilai tambah karena semua kandidat juga melakinkukan hal yang sama. Mungkin dalam bagian ini Anda bisa menambahkan keterampilan Anda dalam berbahasa lebih dari sau bahasa atau keterampilan dalam menggunakan applikasi-aplikasi computer.

• Training Yang Pernah Diikuti

Masukkan daftar pelatihan/training apa saja yang pernah Anda ikuti sebelumnya  untuk memberi gambaran sejauh mana Anda telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki. Jangan masukkan semua training karena jumlahnya akan sangat panjang. Pilih yang relevan dan sesuai dengan target pada organisasi yang dituju.

• Prestasi

Ini adalah bagian yang penting disamping Pengalaman Kerja yang menjelaskan keunikan sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.Anda bisa menjelaskan secara singkat prestasi di pekerjaan, pendidikan ataupun dalam bidang kemasyarakatan lainnya.Prestasi di bidang kemasyarakatan atau hal-hal di luar pekerjaan juga menarik bagi seorang rekruter untuk digali lebih jauh.

• Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan

Anda perlu memberikan sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan di masyarakat. Ini akan menunjukkan bahwa Anda bisa membagi waktu dan memiliki wawasan yang lebih luas, tidak hanya sebatas pekerjaan.

2. Sistem Kepenulisan CV yang efektif dan komunikatif

·         Sebelum Menulis, pastikan anda mengenali dengan baik perusahaan yang anda tuju serta posisi/pekerjaan yang anda inginkan agar dapat memenuhi kualifikasi yang diperlukan dengan tepat.

• Rapi dan Mudah Dibaca

Pastikan CV dalam format yang rapi dan memenuhi EYD yang tepat.Sebagai tambahan untuk membuat CV lebih menarik dan tak monoton meski bersifat formal, di internet terdapat beberapa situs gratis dan berbayar yang menyediakan format CV yang unik dan menarik.

• Memberikan Informasi Lengkap

CV atau resume yang efektif selalu memberikan informasi lengkap dan relevan kepada orang yang membacanya, setidaknya mencakup semua yang telah Gajimu jabarkan di poin sebelumnya. Gunakan gaya bahasa formal dan kalimat-kalimat yang sederhana serta konsisten dalam seluruh dokumen anda. Dan tulislah CV dengan jujur dan akurat.

• Disajikan Secara Ringkas

Jangan bertele tele, tulislah CV dengan informasi yang padat dan tepat guna. Penjabaran penting, tapi jika dikembangkan terlalu jauh akan riskan memuat data yang tidak relevan dengan tujuan inti.

• Konsistensi Karir

Sudah menjadi rahasia umum kalau satu hal ini adalah salah satu kunci penting yang menentukan untuk dihubungi oleh pihak perusahaan menuju tahapan rekrutmen berikutnya.Pihak perusahaan lebih memilih specialis dalam bidang tertentu untuk mengisi posisi yang lowong.

• Karir Progresif

Ketika Anda sudah menjadi spesialis di satu bidang, keputusan untuk menuju tahap rekrutmen berikut biasanya akan lebih mudah diambil oleh pihak perusahaan kalau apabila Anda menjalani karir yang progresif. Karena disinilah indikator paling nyata apakah Anda mampu memberikan performa kerja terbaik dalam spesialisasi yang dipilih — yang berarti pula mendapat ganjaran berupa promosi jabatan kalau memang berprestasi.

• Achievement

Jangan pernah ragu untuk mencantumkan pencapaian prestasi yang diukir dalam tiap jabatan atau posisi yang ditempati sebelumnya.Inilah kesempatan terbaik untuk menjual bukti kemampuan dan kompetensi yang sesungguhnya kepada pihak perusahaan yang merekrut.

• Custom Made

Yang dimaksud custom made disini adalah mengubah dan menyesuaikan CV atau resume agar sedapat mungkin menunjukkan kepada pihak perusahaan yang merekrut bahwa kemampuan dan kompetensi yang Anda miliki memang menyamai atau mendekati persyaratan kerja yang dicari oleh pihak perusahaan. Meskipun ditulis dalam Bahasa dan bentuk yang formal, usahakan mampu memasukkan nilai, kemampuan khusus dari kepribadian kita agar perusahaan dapat “mengenali” kita dengan lebih mudah.

·         Tuangkan “Strength Point” Anda didalam CV sebagai “Added Value”
Jika Anda pelamar fresh graduate dan belum pernah pengalaman bekerja sama sekali, gambarkan keterlibatan Anda dalam kegiatan ekstrakurikuler diluar kegiatan akademis sekolah/kuliah. Bisa kegiatan organisasi kampus, komunitas tertentu atau kemasyarakatan. Lebih baik lagi jika ada pengalaman part-time job atau magang di perusahaan dan utamakan yang masih berhubungan dengan pekerjaan yang anda lamar.

Contoh CV pribadi

catatan: Pembuatan CV pribadi ini memakai template yang disediakan Microsoft Publisher. Umumnya template yang disediakan Publisher memang berkesan simple dan sangat formal, makanya kalau ingin template yang lebih unik dan menarik sebaiknya mengunduh dari web yang menyediakannya di internet, salah satu web yang saya temukan menyediakan custom template secara gratis ialah disini. awalnbya penulis ingin memakai salah satu template dari web ini juga, tapi karena sulit diubah ke JPG niat itu diurungkan :)   

Semoga bermanfaat :)

Sumber

http://www.zonasiswa.com/2014/01/jenis-jenis-surat-lengkap.html

https://id.wikipedia.org/wiki/Surat

http://arsipsuratku.blogspot.com/2013/10/syarat-penulisan-surat-yang-baik.html

http://www.tribunnews.com/lifestyle/2014/07/14/cara-menulis-cv-menarik-demi-pekerjaan-idaman

http://www.gajimu.com/main/tips-karir/kiat-pekerja/curriculum-vitae-resume-yang-efektif-dan-menarik